Revisionssichere digitale Archivierung

Mobilität und Flexibilität: zwei Megatrends, die bei unserer Tätigkeit im Zentrum stehen. Die Vision von einer ortsunabhängigen, zielorientierten Arbeitsweise verfolgen wir konsequent und engagiert. Ein wichtiges Element, um diese Vision umzusetzen, ist die revisionssichere und digitale Archivierung von Geschäftsdokumenten.

Für eine mobile und flexible Arbeitsweise ist nicht nur eine entsprechende IT-Infrastruktur notwendig, sondern auch das Vorliegen elektronischer Unterlagen. Das heisst, physische Dokumente müssen eingescannt werden. Elektronische Daten müssen zudem auf eine Art und Weise gespeichert sein, dass ihre physischen Pendants nicht mehr notwendig sind und entsorgt werden können.

Eine revisionssichere und digitale Archivierung erfordert die Einhaltung verschiedener Gesetzesvorgaben, so zum Beispiel:

• Die Geschäftsbücher und die Buchungsbelege können auf Papier, elektronisch oder in vergleichbarer Weise aufbewahrt werden, soweit dadurch die Übereinstimmung mit den zugrundeliegenden Geschäftsvorfällen und Sachverhalten gewährleistet ist und wenn sie jederzeit wieder lesbar gemacht werden können (Art. 958f OR).
• Die Geschäftsbücher müssen so geführt und aufbewahrt und die Buchungsbelege müssen so erfasst und aufbewahrt werden, dass sie nicht geändert werden können, ohne dass sich dies feststellen lässt (Art. 3 GeBüV).
  

Wir von finitia setzen die revisionssichere und digitale Archivierung für ausgewählte Dokumente, zum Beispiel Rechnungen von Subunternehmen, Bauherren-Verträge und Protokolle, für Sie um. So erhöhen Sie die Mobilität und Flexibilität Ihrer Mitarbeitenden und kommen dem papierlosen Büro einen Schritt näher.